केंद्र ने आईएएस, आईपीएस, आईएफएस अधिकारियों को सलाह दी: बैठकें और निर्णय लेने की प्रक्रिया तय करें

केंद्र सरकार ने सरकारी बैठकों में निर्णय लेने में देरी और लंबी व उबाऊ बैठकों से होने वाले नुकसान को लेकर नई गाइडलाइन जारी की है। इसमें केंद्र सरकार ने राज्य में उच्च पदों पर बैठे आईएएस, आईपीएस और आईएफएस अधिकारियों को उनकी कार्यशैली को लेकर सलाह दी है.

केंद्र ने मुख्य सचिव को पत्र लिखकर कहा है कि वे अपने अधिकारियों को समझाएं कि अगर वे अपनी दैनिक कार्यशैली में छोटे-छोटे सुधार करें तो इससे कार्यकुशलता, तनाव प्रबंधन और प्रशासनिक गुणवत्ता में सुधार हो सकता है.

सरकारी बैठकें अक्सर देर से शुरू होती हैं और ज़रूरत से ज़्यादा देर तक चलती हैं। कई बार लंबी बैठकों के बाद भी स्पष्ट निष्कर्ष नहीं निकल पाता। यदि इसमें सुधार किया जाए तो सरकारी बैठकों की नई व्यवस्था से जनता को त्वरित सेवा मिलेगी और फाइलों के निस्तारण में तेजी आएगी।

भारत सरकार के कैबिनेट सचिव डॉ. टीवी सोमनाथन ने सभी राज्यों और केंद्र शासित प्रदेशों के मुख्य सचिवों और राज्य प्रशासनिक प्रशिक्षण संस्थानों (एटीआई) के महानिदेशकों को एक पत्र जारी किया है, जिसमें कहा गया है कि विभिन्न सेवाओं के अधिकारियों के साथ बातचीत के दौरान यह बात सामने आई है कि विषय वस्तु प्रशिक्षण के साथ-साथ सरकारी कामकाज की नियमित प्रक्रियाओं और व्यावहारिक पहलुओं पर भी मार्गदर्शन की आवश्यकता है। इससे अधिकारी बेहतर प्रशासक और प्रबंधक बन सकेंगे।

जीएडी ने ये निर्देश 11 जुलाई को जारी किये.

अधिकारी अक्सर पुराने कामकाज के तरीकों और आदतों में ही फंसे रह जाते हैं

उन्होंने कहा कि लंबे समय तक सेवा देने वाले अधिकारी अक्सर पुरानी कार्यशैली और आदतों में फंस जाते हैं, जिससे आत्म-चिंतन और सुधार की प्रक्रिया कमजोर हो सकती है। ऐसे में हर अधिकारी को खुद से पूछना चाहिए कि क्या मैं हर साल खुद को बेहतर बना रहा हूं? क्या मैं सिर्फ पुरानी कार्यशैली का पालन कर रहा हूं या मैं अपने काम में सुधार करने की भी कोशिश कर रहा हूं?

केंद्र ने जून में पत्र जारी किया था

'30 साल का अनुभव' या 'एक साल का अनुभव 30 गुना'?

पत्र में कहा गया है कि सेवा के अंतिम वर्षों में, अक्सर ऐसा हो सकता है कि किसी अधिकारी के पास वास्तव में 30 साल का अनुभव हो, या एक वर्ष का अनुभव 30 बार दोहराया गया हो। इसलिए, निरंतर सीखना और सुधार आवश्यक है।

बैठकें आयोजित करने हेतु मार्गदर्शिका जारी की जायेगी

पत्र में कहा गया है कि नेशनल सेंटर फॉर गुड गवर्नेंस के सहयोग से कैबिनेट सचिवालय समय-समय पर व्यावहारिक दिशानिर्देश जारी करेगा। इसकी शुरुआत सरकारी बैठकों के प्रभावी संचालन के विषय से होगी.

पत्र के मुताबिक ज्यादातर सरकारी बैठकें अक्सर देर से शुरू होती हैं. बैठकें आवश्यकता से अधिक लंबी चलती हैं और स्पष्ट निष्कर्ष नहीं निकल पाते। नई गाइड का लक्ष्य इन कमियों को दूर करना है।

कैबिनेट सचिव ने सभी राज्यों और केंद्र शासित प्रदेशों के मुख्य सचिवों से यह सुनिश्चित करने को कहा है कि यह गाइड उनके अधीन काम करने वाले सभी अधिकारियों तक प्रसारित हो। इसके अतिरिक्त, राज्य प्रशासनिक प्रशिक्षण संस्थानों से भी राज्य सिविल सेवा अधिकारियों के प्रशिक्षण में इन व्यावहारिक सुधारों को शामिल करने का आग्रह किया गया है।

इससे जनता को क्या लाभ होगा

अधिकांश विकास कार्य, योजनाओं का कार्यान्वयन और सड़क, बिजली, पानी, शिक्षा, स्वास्थ्य, कृषि, उद्योग, रोजगार और जन कल्याण से संबंधित निर्णय सरकारी बैठकों में लिए गए निर्णयों पर निर्भर करते हैं। यदि बैठकें समय पर और प्रभावी ढंग से होंगी तो योजनाओं के कार्यान्वयन में भी तेजी आएगी और जनता को समय पर सेवाएँ मिलेंगी।

बिना उद्देश्य के कोई बैठक नहीं, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग,

नई गाइडलाइंस में साफ किया गया है कि किसी भी बैठक से पहले उसका उद्देश्य निर्धारित करना अनिवार्य होगा. यदि कोई मामला ईमेल, टेलीफोन या वीडियो कांफ्रेंस के जरिए सुलझ सकता है तो अनावश्यक बैठकें नहीं बुलाई जाएंगी। इससे अधिकारियों का समय बचेगा और वे जनहित से जुड़े कार्यों पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकेंगे।

इसमें यह भी कहा गया कि बैठक का एजेंडा सभी प्रतिभागियों को पहले ही भेज दिया जाएगा ताकि अधिकारी बैठक में पूरी तरह से तैयार होकर आएं। इससे बैठकों में अनावश्यक चर्चा कम होगी और निर्णय लेने में तेजी आएगी। गाइड के मुताबिक बैठक में केवल उन्हीं अधिकारियों या संबंधित पक्षों को आमंत्रित किया जाएगा जिनकी उपस्थिति आवश्यक है. इससे बैठकें छोटी, प्रभावी और परिणामोन्मुख होंगी। बैठक समाप्त होने के बाद, बैठक का कार्यवृत्त तैयार किया जाएगा, जिसे स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया जाएगा।

कनिष्ठ अधिकारियों की राय को भी महत्व

गाइड में कहा गया है कि बैठक का माहौल ऐसा होना चाहिए कि सभी अधिकारी स्वतंत्र रूप से अपने सुझाव और असहमति व्यक्त कर सकें। इससे बेहतर निर्णय लेने और नवाचार को बढ़ावा देने में मदद मिलेगी।

यह वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से आयोजित बैठकों के लिए अलग दिशानिर्देश भी प्रदान करता है। तकनीकी व्यवस्थाओं की पहले से जांच करने, सभी प्रतिभागियों को समान अवसर देने और बैठक अनुशासन बनाए रखने पर जोर दिया गया है।

नये मार्गदर्शक की आवश्यकता क्यों पड़ी?

कैबिनेट सचिवालय के मुताबिक, सरकारी बैठकों में अक्सर देखा गया है कि बैठकें निर्धारित समय से देर से शुरू होती हैं. एजेंडा स्पष्ट नहीं है.

अनावश्यक लोगों को आमंत्रित किया जाता है. काफी देर तक चर्चा चलती रहती है लेकिन कोई निष्कर्ष नहीं निकलता. निर्णयों का पालन नहीं होता. कार्यवृत्त समय पर तैयार नहीं होते। इन्हीं कमियों को दूर करने के लिए यह गाइड जारी किया गया है।